Кадровый аудит во избежание трудовых споров
Кадровый аудит — это последовательная проверка всей системы кадрового документооборота и проведение экспертизы кадровых документов на их соответствие действующему законодательству.
Цели кадрового аудита: упорядочить документооборот; оптимизировать кадровую работу; сократить риски нарушения действующего трудового законодательства и предотвратить связанные с этим штрафные санкции; быстро выявить и устранить все слабые места в работе с персоналом, которые потенциально способны стать причиной трудовых споров.
Эксперты имеющие многолетний практический опыт общения и отстаивания интересов в Государственной трудовой Инспекции, Прокуратуре и судах решат ваши вопросы с бухгалтерией и кадровым учетом, подскажут, как соблюдать и использовать в своих интересах последние изменения в законодательстве, как снизить риски и расходы бизнеса.
Устойчивая статистика трудовых споров и жалоб показывает важность проведения кадрового аудита.
Пленум ВС: как работодателей накажут за нарушение прав работников (pravo.ru)
Поиск по новостям - Генеральная прокуратура Российской Федерации (genproc.gov.ru)
Кадровый аудит в организации проводится по мере необходимости. Оптимальным вариантом для крупного и среднего бизнеса станут регулярные плановые проверки, которые не привязаны к внешним событиям, например, к судебным разбирательствам.
Рекомендуем воспользоваться услугами профессионалов до возникновения конфликтной ситуации и во избежание трудовых споров
Частоту таких мероприятий можно определить с учетом таких объективных показателей, как: общий объем документации; численность персонала; другие нюансы ведения производственной деятельности.
Кадровый аудит обязательно должен быть проведен в следующих случаях:
- при любых изменениях законодательства;
- при смене должностных лиц, которые несут ответственность за ведение кадрового делопроизводства;
- после конфликтных увольнений, если сотрудники грозят работодателю судом;
- при наборе персонала;
- при массовом сокращении персонала;
- при проведении структурных преобразований (при открытии или закрытии структурного подразделения, разделении, слиянии и т.д.);
- перед проведением плановой проверки ГИТ или иных контролирующих органов;
- перед проведением внеплановой проверки ГИТ (при получении запроса о предоставлении документов в целях проверки факта нарушения по жалобе);
- при смене собственника или генерального директора компании.
Кадровые документы обязательны для всех работодателей. На практике множество сложных нюансов от которых зависит правомерность действий.
У нас вы можете заказать услугу по Кадровому аудиту. Приглашая, наших специалистов для проверки вы получаете независимую оценку правильности кадрового документооборота на соответствие нормам трудового права, целесообразно привлечь наших экспертов если документооборот велик и проверка собственными силами займет много времени.
Стоимость такой услуги зависит от региона, объема работы и глубины осуществляемой проверки. Проверки можно проводить раз в месяц, (квартал, год) для этого можно создать штатную единицу аудитора внутри но целесообразнее привлечь нашу команду. Для разовых проверок работодателя специалисты проведут всесторонний аудит с точки зрения кадровой юридической и бухгалтерской службы. Кадровый аудит может быть как полным, так и выборочным, где акцент ставится на конкретном отделе, сотруднике, подразделении.
Наши услуги помимо бухгалтерского аутсорсинга
бесплатно
включают ведение кадрового учета, оказание юридического сопровождения и снижение излишней налоговой нагрузки.
Высококвалифицированные эксперты Компании Контанти проверят наличие полного комплекта документов, который предусмотрен действующим законодательством;
проведут экспертизу кадрового делопроизводства;
особое внимание уделят изучению сегментов повышенного риска.
К сегменту повышенного риска относятся документы связанные с необходимостью оформления дополнительных важных документов, получением всевозможных разрешений, с вниманием ведомств государственного контроля. До мельчайших деталей будут изучены: договоры и регламенты по трудовым отношениям, заключенные с подростками, иностранными гражданами; оплата сверхурочного труда; договоры о полной материальной ответственности; привлечение к работе в праздничные и выходные дни; документы по соблюдению прав беременных женщин, лиц с семейными обязательствами и т.д.
Важно обнаружить недочеты до проверки ГИТ и других ведомств, так как от этого зависит обоснованность жалоб и претензий, что в свою очередь не исключает риск судебных разбирательств и как следствие, расходов компании на выплату всевозможных компенсаций, штрафов, не исключены и административные наказания для должностных лиц, а в худшем варианте и уголовные. Рекомендуем доверить оперативную проверку профессионалам а не упускать время.
Проверочные листы ГИТ:
как подготовиться к проверке чтобы провести аудит самостоятельно, воспользуйтесь нашей пошаговой инструкцией:
Шаг 1. Издать приказ о проведении проверки кадровых документов в документе нужно указать: основной спектр задач, это могут быть отдельные направления кадрового делопроизводства, проверка документов по отдельным сотрудникам или в целом по организации; полный перечень тех документов, которые предстоит проверить; ответственных лиц, осуществляющих аудит; срок сдачи отчета о результатах.
Шаг 2. Анализ уставных документов Стоит проверить: как написано наименование компании, в том числе правила его написания — строчными или заглавными буквами; как написано сокращенное наименование при его наличии; полномочия органа исполнения юридического лица; место расположения организации; печать, штамп (при наличии); место хранения документов.
Внимание - самые распространенные ошибки. Часто в кадровых документах неверно указывают наименование компании или применяют сокращенный вариант, который отсутствует в уставе. Кроме этого, ряд документов, например, внесение изменений в штатное расписание, по закону утверждается советом директоров, а на практике это часто производит генеральный директор и т.д.
Шаг 3. Проверка на наличие обязательных кадровых документов и нормативных актов Важно проверить все документы и нормативные акты не только на наличие, но и на соответствие оформления требованиям действующего законодательства. Кроме этого, важно проверить соблюдение правил и сроков хранения, правильность архивации. Чтобы такую работу было делать удобно, можно составить чек-лист с графами: документ отсутствует; документ в наличии, но требуется внести некоторые изменения; документ в наличии и полностью соответствует действующему законодательству. При проверке документов их удобно распределить в таблице. Затем, проверяя результаты, можно четко понять, каких документов не хватает, а что нуждается в системной доработке.
Шаг 4. Проверка штатного расписания и структуры компании При проведении кадрового аудита следует проверить, где и как прописаны обязанности для каждой должности, есть ли должностные инструкции по каждой позиции в штатном расписании. При отсутствии документов, нужно оформить недостающие, а в действующих проверить все пункты на актуальность и соответствие профессиональным стандартам. В компании обязательно должны быть следующие штатные единицы: сотрудник ответственный за охрану труда; ответственный за противопожарную безопасность; ответственный за ЧС и ГО; ответственный за воинский учет. В небольших компаниях сотрудники могут совмещать обязанности, так как держать отдельную штатную единицу достаточно накладно. Деятельность указанных сотрудников должна быть регламентирована локальными нормативными актами. Эти документы также стоит проверить на актуальность.
Шаг 5. Проверка трудовых книжек и иных документов, которые касаются персонала компании При проведении кадрового аудита следует проверить: личные дела сотрудников; личные карточки; трудовые договоры; приказы по личному составу.
Шаг 6. Оформление результатов проверки Результаты проверки по проведению кадрового аудита можно оформить письменным отчетом, актом или экспертным заключением. Любой из этих документов должны заверить члены комиссии. В них следует отразить текущее состояние дел и дать рекомендации по исправлению ситуации, если в этом есть необходимость. В комментарии вносят нормативные акты, требования которых нужно принять и учесть при исправлении ошибок, кратко представить существующие риски, если ситуация не будет исправлена в кратчайшие сроки.
Если требуется помощь профессионалов, провести кадровый аудит и подготовиться к проверке вам поможет кадровый аудит от Компании Контанти.